Hoe configureer ik het systeem om klaar te zijn voor de conversie?

Zoals aangegeven is het belangrijk het systeem goed te configureren, alvorens u over kunt gaan. Hieronder staan de onderdelen omschreven die u kunt configureren. Via de FAQ van het nieuwe systeem kunt u bekijken hoe u de verschillende onderdelen kunt configureren. We kunnen ons voorstellen dat u in deze fase enkele vragen heeft over het configureren. Uiteraard kunnen we u hierbij ondersteunen, u bent ook altijd welkom bij ons op kantoor zodat we een en ander samen kunnen doen.

1. Inloggegevens
Indien u een presentatie heeft bijgewoond dan kunt u inloggegevens van het nieuwe systeem ontvangen (indien u deze al niet heeft gehad). Door hier te klikken kunt u ons een e-mail sturen waar u aangeeft dat u alsnog inloggegevens wenst te ontvangen. Via www.goesenroos.nl heeft u de mogelijkheid om in te loggen op het nieuwe systeem door rechtsboven aan te klikken op de knop VERNIEUWD CRM.

Indien u nog geen presentatie heeft bijgewoond dan adviseren wij u eerst een presentatie bij te wonen voordat u zelfstandig aan de slag gaat met het nieuwe systeem. Klik hier om ons een e-mail te sturen waar u aangeeft dat u alsnog een presentatie wenst bij te wonen. Deze presentaties blijven we de komende periode aanbieden en zal ingepland worden zodra we hier meerdere aanmeldingen voor hebben ontvangen.

2. Instellen gebruikers
Nadat u inloggegevens heeft ontvangen, kunt u de personeelsleden (gebruikers) en de bijbehorende rollen/autorisaties instellen. Let op! Het is belangrijk voor de conversie dat bij het aanmaken van de personeelsleden deze met de exact zelfde voornaam, tussenvoegsel, achternaam maar ook gebruikersnaam worden aangemaakt als het huidige systeem.
Zie FAQ

3. Instellen Labels
Labels zijn de kenmerken die u aan gegevens kunt hangen (bijvoorbeeld een relatie kan het label Verkoper hebben). Het bestaande systeem kent ook labels in de vorm van relatiegroepen, taakgroepen etc. Standaard worden de huidige labels overgezet vanuit het huidige systeem. Indien u dit wilt reorganiseren, zullen we dit doen in het huidige systeem, zodat na de conversie alles direct goed in het nieuwe systeem staat. Wij kunnen dan een 'zoek-en-vervang' uitvoeren in het huidige systeem, bijvoorbeeld relatiegroep 'Zoekers 2016' vervangen we door 'Zoekers'. De gewenste wijzigingen dient u per mail aan ons door te geven. Er staan standaard al een aantal labels in het systeem, niet gebruikte labels zullen wij automatisch opschonen.
Zie FAQ

4. Instellen Sjablonen
De sjablonen worden met name gebruikt om gestandaardiseerd te kunnen mailen. Deze gegevens kunnen om technische redenen niet worden overgenomen van het huidige systeem. Er staan al enkele sjablonen klaar binnen het nieuwe systeem deze kunt u ook als voorbeeld nemen bij het maken van uw eigen sjablonen.
Zie FAQ

5. Instellen E-mail integratie
Ook uw e-mailomgeving kunt u integreren in het nieuwe systeem. Hierbij kunt u uw emails (ontvangen en verstuurd) koppelen aan de dossiers.
Zie FAQ

6. Instellen Cloud integratie
In een cloud omgeving kunt u uw bestanden opslaan. U kunt een account aanmaken bij een Cloud-leverancier naar keuze (bijvoorbeeld Dropbox, Google Drive of iCloud) en deze omgeving instellen, zodat het geïntegreerd is in ons systeem. Tevens is het mogelijk om uw lokale NAS-omgeving (opslagmogelijkheden bij u op kantoor) te koppelen.
Zie FAQ

7. Instellen Dashboard
U kunt uw dashboard helemaal naar uw eigen wensen instellen.
Zie FAQ

8. Instellen Werkgebied
Uw eigen werkgebied wordt gebruikt voor de uitwisseling. Deze dient u opnieuw in te stellen, aangezien de nieuwe techniek (via Google Maps, buurten en wijken etc.) niet met de huidige postcodegebieden verenigbaar is.
Zie FAQ

9. Instellen Workflow
Met workflows stroomlijnt en automatiseert u de verschillende processen binnen uw kantoor. Dit is een belangrijk onderdeel om uw kantoor goed te organiseren. We hebben al een aantal inactieve voorbeeld workflows in het systeem gezet, zodat u kunt kijken wat de verschillende mogelijkheden zijn. Uiteraard kunt u ook beginnen met bijv. eerst een standaard afspraakbevestiging te configureren en de overige workflows in een later stadium in te stellen.
Zie FAQ

10. Instellen Favoriete links
Via onze Favoriete links optie kunt u website links instellen die u vanuit Goes & Roos direct kan bezoeken.
Zie FAQ

11. Instellen van standaard mappen voor dossiers
De standaard mappen die worden aangemaakt in uw bestandsbeheer bij het maken van een nieuw dossier dienen ingesteld te worden.
Zie FAQ

12. Ontdubbelen van relaties
Het kan helaas voorkomen in het huidige systeem dat dezelfde relaties meerdere keren voorkomen.
Om bij uw overgang naar het nieuwe CRM zo schoon mogelijk te beginnen raden wij aan uw relaties op te schonen of te wel te ontdubbelen.
Zie FAQ