Werken met checklisten

In het CRM kunt u uw eigen stappenplan (checklist) maken. Hierdoor kunt u per dossiers zaken afvinken dat belangrijk is voor het Dossier. Ook kunt u zien in welke fase een dossier zich bevindt.

Checklisten niet beschikbaar?

Mocht u de checklisten niet kunnen vinden (bijv. onder configuratie -> checklisten) dan zou dat kunnen komen omdat u onder een andere rol werkt. Een gebruiker met de rol 'admin' kan de functionaliteit 'checklisten' toevoegen aan de rollen van de andere gebruikers. Mocht u hier niet helemaal uitkomen dan kunt u altijd contact met ons opnemen.

Uitlegvideo

Checklist toevoegen of wijzigen

Wij hebben standaard een checklist toegevoegd met de naam 'checklist verkoop'. U kunt deze wijzigen of zelf nieuwe checklisten toevoegen. U vindt deze checklisten terug in het menu onder het kopje 'configuratie'. Als u daar op de knop 'checklisten' klikt komt u in het overzicht van de reeds ingestelde checklisten.

Hieronder leggen wij stap voor stap uit hoe u een checklist kan toevoegen:

1: U klikt rechtsboven op de knop Toevoegen.

U komt terecht in het toevoegen scherm van een checklist terecht. Hieronder geven wij een toelichting op de begrippen:

Een fase wordt gebruikt om aan te geven in welke stadium het proces zich bevind. Dit kan bijvoorbeeld de opstartfase zijn, het lopende process, de afmelding, etc.
Een actiepunt is de taak of actie dat voldoen dient te worden. Bijvoorbeeld: Is het energielabel aanwezig?

Checklist invullen

1: Allereerst vult u bij Naam, de naam in van de checklist.
Bijvoorbeeld: Checklist Verkoop
2: Bij Omschrijving vult u een omschrijving van de checklist.
Bijvoorbeeld: Checklist verkoop Wonen
3: Een nieuwe checklist heeft standaard al enkele fases en actiepunten. U de actiepunten met uw rechtermuisknop wijzigen of verwijderen. De fases stelt u via de knop rechtsboven in.
4: U kunt door gebruik te maken van uw rechtermuisknop ook de positie van actiepunten bepalen.

Checklist toevoegen aan dossier

De checklisten dienen toe te worden gevoegd aan een dossier om deze te kunnen gebruiken. Hiervoor zoekt u bijvoorbeeld rechtsboven uw dossier op (via 'zoek op dossier of relatie') en klikt u deze aan. Vervolgens wordt het dossier geopend. Als u nu boven op de knop 'dossier wijzigen' klikt kunt u (onder 'makelaar', boven 'bord informatie') bij 'checklist' de te gebruiken checklist selecteren.

1: Zoek (bijvoorbeeld rechtsboven via zoek op dossier of relatie het dossier op en klik deze aan.
2: Klik boven op de knop dossier wijzigen
3: Kies onder makelaar en boven bord informatie in het veld checklist de te gebruiken checklist aan (bijvoorbeeld de checklist die u zojuist heeft aangemaakt of onze standaard checklist verkoop).

Checklist gebruiken

Nadat u een checklist heeft gekozen bij het wijzigen (of toevoegen) van een dossier kunt u deze in het detailscherm ('dossier details', waar u bijvoorbeeld ook de registraties ziet van uw afspraken, notities, taken, etc. m.b.t. het dossier) links onderaan zien.
Hier is het een kwestie van de stappen afvinken die reeds gedaan zijn. Het systeem houdt automatisch bij wie welke stap afmeld en op welke datum dat is gebeurt.
Indien u nogmaals op een (reeds afgemelde) stap klikt wordt deze weer actief gemaakt.